Скольких экземплярах оформляется акт. Что такое акт и как его правильно составить? Условия разработки бланка

Любое производственное событие, факт или действие могут быть оформлены актом. Главное требование, чтобы документ был признан актом – соблюдение порядка составления акта и его последующее правильное оформление.

Из этой статьи вы узнаете:

1. что такое акт;
2. каков порядок составления актов;
3. как правильно составить акт;
4. какие формы составления актов существуют.

Что такое акт

Актом называется документ, подтверждающий установление какого-то факта, события, которое произошло в прошлом или имеет место быть в настоящем. Он составляется несколькими лицами.

Акты делятся на несколько видов в соответствии со своим содержанием и назначением:

• Акты приема-передачи (приниматься и передаваться могут выполненные работы, объекты, материальные ценности, дела и документы);
• Акты осмотра (осмотр производится в целях проверки соблюдения техники безопасности, противопожарной безопасности, состояний условий труда, результатов деятельности);
• Акты испытаний (подвергаться испытанию могут образцы, системы, технологии);
• Акты ревизий и инвентаризаций;
• Акты расследовании аварий и несчастных случаев;
• Акты об отказе от подписи (например, подписи, подтверждающей ознакомление с приказом);
• Акты о ликвидации предприятия.

Невозможно дать весь перечень возможных актов. Фактически, любое производственное событие, факт или иное действие могут быть оформлены актом. Главное требование, чтобы документ был признан актом – это соблюдение порядка его составления и последующее правильное оформление.

Порядок составления актов

Основное назначение акта – фиксация деятельности комиссии. Комиссия может быть постоянно действующей, а может быть создана на некоторое время. Перечислим основные события, при которых создаются комиссии, деятельность которых оформляется данным документом. Это может быть ревизия, обследование, инвентаризация, передача товарно-материальных ценностей, передача дел, проведение испытаний, сдача в эксплуатацию готовых объектов и многие другие производственные события.

Читайте также:

• Акт пропажи документации: основной алгоритм действий при потере документов
• Переход к электронным документам: нормативные и правовые акты последнего времени

Правила составления акта

Несмотря на огромное разнообразие возможных актов, существует ряд единых стандартных правил, знание и соблюдение которых является главным условием грамотного составления документа:

• Любой акт, независимо от его цели и назначения, должен быть подписан несколькими лицами (как минимум, двумя);
• Стандартный акт по своей структуре должен содержать:
  • титульную часть, содержащую его название (акт осмотра, испытаний и т.д.), дату и место составления, его регистрационный номер, в отдельных случаях – гриф, свидетельствующий об утверждении руководителем предприятия;
  • констатирующую часть, содержащую непосредственно текст самого документа, при наличии – перечень приложений, количество экземпляров, а также подписи всех лиц, участвующих в событии, послужившего поводом для составления акта, включая подпись руководителя организации, которая стала объектом проведенных мероприятий.
• Обратите внимание, что датой акта считается не время проведения работ комиссией, а непосредственно дата его составления. Время работы комиссии указывается отдельно в констатирующей части текста.
• Акт составляется одним человеком. От его лица и пишется текст. В начале составляющий документа указывает свою фамилию, затем в алфавитном порядке - фамилии, инициалы и должности всех участников мероприятия, послужившего поводом к его составлению. Далее в тексте идет хронологическое изложение событий. Как правило, в акте излагаются только факты, иллюстрирующие развитие ситуации. Иногда в конце даются выводы и предложения лиц, подписывающих документ.

• Одна из возможных форм изложения событий – в виде таблице. Это могут быть также абзацы и пункты.
• Количество заинтересованных сторон определят количество экземпляров акта.
• Если требуют обстоятельства, то после основного текста указывается место хранения каждого экземпляра.
• Перед подписями лиц, участвующих в составлении акта, дается отметка о наличии приложений, если таковые имеются.
• Все лица, принимавшие участие в составлении документа, должны подписать документ, даже если они не согласны с его содержанием. Об их несогласии делается специальная пометка, что у данных лиц есть замечания, а сами замечания должны быть изложены на отдельном листе в произвольной форме.
• Все, чьи интересы затрагивает акт, должны быть ознакомлены с ним под роспись. После подписей лиц, участвовавших в составлении текста, делается отметка "С актом ознакомлены:" и дается перечень заинтересованных лиц и их росписи.
• В случае, если необходимо утверждение акта руководителем предприятия, гриф об утверждении должен быть проставлен в правом верхнем углу на первом листе акта.

Название организации, название структурного подразделения, название акта, основание издания, дата, индекс, место составления и заголовок к тексту, т.е. его реквизиты, размещаются в титульной части.

Бывают ситуации, когда акт является внешним документом и предназначается для передачи в сторонние организации. В этих случаях реквизиты дополняются юридическим адресом организации, которая выступала автором акта.

Дата и место события, которое фиксируется актом, должны быть идентичны дате и месту его составления.

Заголовок и текст акта содержат его основное содержание.

Поскольку название вида документа не меняется – «акт», меняется только вторая часть названия. Формально она может быть двух видов:

1. Родительный падеж формы деятельности комиссии: «акт ревизии», «акт проверки», «акт испытаний» и т.д.
2. Отглагольное существительное от вида деятельности комиссии: «акт о приеме-передаче», «акт о списании», «акт о ликвидации» и т.д.

Структура акта

Структура самого акта состоит из трех частей: преамбула (введение), констатирующая часть, резюме (выводы).

Преамбула

Преамбула содержит информацию о целях и задачах работы комиссии, а также о сроках этой работы. Далее преамбула дает сведения об основаниях для инициирования работы комиссии. Как правило, это документ, имеющий название, автора, дату и номер. Например, приказ руководителя, договор, решение, заключение и т.д. Следующий компонент преамбулы - информация о председателе комиссии, его фамилия, инициалы и должность. Следом идут фамилии, инициалы и должности всех членов комиссии. Если в работе комиссии принимали участие сотрудники других организаций, то в этом списке должны быть указаны и они. Кроме фамилии и должности, для этих сотрудников необходимо указать название организации, которую они представляют.

Констатирующая часть

Констатирующая часть раскрывает суть фактов, которые были установлены, дает перечень методов, использованных при проверке, а также содержит выводы, замечания и предложения членов комиссии, участвовавших в событии, послуживших основанием для составления акта. Констатирующая часть может состоят из нескольких абзацев, пунктов, либо быть оформлена в виде таблицы.

Резюмирующая часть

В резюмирующей, заключительной части даются подписи председателя и всех членов комиссии. Порядок следования подписей соответствует порядку перечисления членов комиссии в преамбуле. Должности членов комиссии в этой части не указываются. Как уже отмечалось выше, если один или несколько членов комиссии окажутся не согласны с заключениями акта, рядом с его подписью делается пометка "Особое мнение члена комиссии А.Е. Яковлева дано в приложении". Данное особое мнение оформляется в виде приложения.

Заключительная часть

В заключительной части также дается информация о том, сколько экземпляров данного документа существует и где находится каждый из них. Как правило, количество экземпляров определяется количеством заинтересованных сторон.

Утверждение актов

Существует ряд актов, которые обретают юридическую силу в момент их утверждения. Например, акт о списании товаров с истекшим сроком годности должен быть утвержден руководителем организации. Другие акты (прежде всего, акты, связанные с финансами и материально-технической базой) вступают силу только после того, как гриф утверждения будет заверен печатью.

Важный момент: все лица, чья деятельность отражена в акте, должны в обязательном порядке ознакомлены с ним и расписаться в этом.

Хранятся акты чаще всего вместе с делами по соответствующим направлениям деятельности предприятия и в тех структурных подразделениях, куда были направлены их копии.

Пример составления акта

— документ, заключаемый между заказчиком и исполнителем. Его оформление необходимо во всех случаях, когда производится передача выполненных по договору объектов от исполнителя к заказчику.

Заключение подобного акта — важный момент деловых отношений, поскольку с его помощью обосновываются затраты заказчика на произведенные работы, а также определяется качество выполненных работ и их соответствие определенным требованиям.

В акте приемки выполненных работ указываются все пункты, оговоренные устно

Исходя из постановлений ГК РФ, подрядчик и заказчик должны совместно осмотреть принятый к исполнению объект. В случае наличия различных недочетов, изъянов и других несоответствий в принимаемой работе, заказчик должен сообщить об этом исполнителю.

Также эти замечания подлежат отметке в акте выполненных работ. Устранение всех выявленных в этом случае недостатков возлагается на исполнителя.

Как составляется акт сдачи-приемки выполненных работ, вы можете узнать и из видеоматериала:

Акт — это документ, составляемый группой лиц (преимущественно комиссией), подтверждающий установленные ими факты или события.

Акты составляются при ревизиях и обследованиях, инвентаризации, передаче товарно-материальных ценностей, передаче дел при смене должностных лиц, проведении испытаний новых изделий, оборудования, при сдаче в эксплуатацию законченных объектов и т. д. Акты документируют деятельность как постоянно действующих комиссий, так и созданных на какое-то время.

В заголовочной части акта размещают реквизиты, которые присутствуют в бланке организации: наименование организации, наименование структурного подразделения, наименование вида документа (акт), основание для его издания, дата, индекс, место составления, заголовок к тексту.

Если акт предназначен для передачи в другие организации, т.е. является внешним документом, в состав реквизитов заголовочной части включают юридический адрес организации — автора акта.

Дата и место составления акта должны соответствовать дате актируемого события и месту его составления.

Заголовок соотносится с названием вида документа и формулируется в родительном падеже: Акт (чего?) «работы комиссии по проверке деятельности АХО». Возможна формулировка заголовка с помощью отглагольного существительного — «О приеме-передаче оборудования», «Об уничтожении дел».

Текст акта делится на три части: введение, констатирующая часть, выводы.

Вводная часть печатается с абзаца и включает сроки проведения работы комиссии, ее цели и задачи.

В этой части в обязательном порядке должны быть сведения о документе (автор, название, дата и номер), послуживший основанием для проведения проверки (или работы комиссии). Таким документом может быть приказ руководителя, договор о совместной деятельности и др. Далее во вводной части указывают должность ифамилию председателя комиссии; должности и фамилии членов комиссии. Возможно, в работе комиссии (или в проверке) участвовали работники из других организаций. Тогда в акте должны быть указаны все присутствующие, их должности и названия организаций.

Пример оформления акта

Основная часть текста содержит суть установленных фактов, методы, которыми велась проверка, ее результаты, а также выводы, предложения, заключения комиссии. Эта часть может также состоять из нескольких пунктов.

В оформляющей части размещают подписи председателя и членов комиссии в той же последовательности, как и во вводной части, но без указания должности. Акт подписывают все члены комиссии. В случае несогласия одного из членов комиссии с содержанием акта (или отдельными выводами) рядом с его подписью указывается «Особое мнение члена комиссии И. И. Иванова прилагается». Особое мнение члена комиссии становится приложением к акту.

В оформляющей части указывается количество экземпляров акта и местонахождение каждого экземпляра.

Количество экземпляров акта определяется практической необходимостью (если в нормативных документах не предусмотрено иное).

Ряд разновидностей акта обретает юридическую силу после утверждения. Например, акт о выделении к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения утверждается первым руководителем организации (директором, генеральным директором).

Отдельные виды актов (по материальным, финансовым вопросам) обретают юридическую силу при заверении грифа утверждения печатью.

Все лица, упомянутые в акте, особенно те, к работе которых высказаны замечания, должны быть ознакомлены с его содержанием под расписку.

Акты редко формируются в отдельные дела. Чаще всего их подшивают в дела по определенным направлениям деятельности организации в тех структурных подразделениях, куда были направлены экземпляры акта.

Акт — документ, составленный несколькими лицами (не менее двух), подтверждающий установленные события и факты. Обычно создают специальную комиссию для составления акта, в соответствии со специальным распорядительным документом, подписанным руководителем предприятия.

Главной задачей при составлении акта является правильное отражение фактического состояния дел. Акты весьма разнообразны по содержанию и назначению. Составление некоторых видов актов требует заполнения особых унифицированных форм, утвержденных Госкомстатом России. В других случаях акт оформляется на общем бланке организации и содержит следующие основные реквизиты: наименование предприятия (учреждения, организации), гриф утверждения, название документа; дату и регистрационный номер документа; место составления; заголовок к тексту; текст; подписи.

Акты составляются при ревизии предприятия или отдельных должностных лиц, при недостачи, обнаружении дефектов, при приемке-передаче дел, при проведении испытаний новых изделий и образцов, при приемке законченных объектов, при обследовании, сдаче документов на уничтожение, на списание пришедшего в негодность хозяйственного инвентаря, оборудования, инструментов, при несчастных случаях и т.д. Коммерческие акты, устанавливающие факты повреждения, порчи или недостачи груза или иных нарушений правил транспортировки, составляются на типографском бланке-образце, заполняются без помарок, подчисток или зачеркиваний. Заверяются такие акты подписями двух сторон.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.

Во вводной части акта указывают основания его составления (распоряжение руководства, нормативный документ или какие-то факты, события и т.д.), а также состав комиссии (фамилии (в алфавитном порядке) и инициалы).

Схема вводной части акта:

Основание:

Составлен комиссией в составе:

Председатель:

Члены комиссии:

Присутствовали:

Констатирующая часть содержит установленные факты и описание проделанной работы, т. е. ее сущность, задачи, методы, сроки, результаты и т.д. При необходимости выводы, заключения, предложения оформляют в отдельную — заключительную - часть. Констатирующая может быть разделена на пункты или представлена в форме таблицы.

После текста и отметки о наличии приложений указывают, если это необходимо, сведения о количестве (в зависимости от числа заинтересованных лиц) и местонахождении копируемых экземпляров.

Дата акта должна соответствовать дню актируемого факта или события.

После составления акта комиссия должна ознакомить с его содержанием лиц, упомянутых в акте, под расписку.

Акт — это документ, который подтверждает какой-то установленный факт, произошедшее событие или имеющее место действие. Составляют его несколько лиц.
По своему содержанию и назначению все акты можно разделить на несколько видов:
— акты приема- передачи (работ, объектов, материальных ценностей, документов, дел);
— осмотра (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности, условий труда, результатов деятельности);
— испытаний (образцов, систем, технологий);
— ревизии, инвентаризации;
— расследования аварий, несчастных случаев;
— нарушений (дисциплины труда и несоблюдении правил внутреннего трудового распорядка);
— об отказе от подписи, свидетельствующей об ознакомлении с приказом;
— об отказе от дачи объяснений по факту нарушения дисциплины;
— ликвидации организаций и др.
Перечислить все виды актов невозможно, их очень много. Практически в любой ситуации можно составить акт и, если он будет правильно составлен и оформлен, то это будет полноценный документ.

Как правильно составить акт?

Хотя видов актов может быть великое множество, тем не менее, независимо от вида акта существуют единые правила, которые необходимо знать и соблюдать, чтобы любой акт составить правильно.

• Любой акт составляется и подписывается несколькими лицами (два и более).
• Акт состоит из:
  — вводной части, где указывается название документа (например, АКТ приема -передачи…), дата и место составления акта, регистрационный номер акта, а при необходимости- гриф утверждения акта руководителем организации;
  — констатирующей части акта, которая включает в себя: сам текст, перечень приложений (если есть), указания количества экземпляров, подписи всех составителей акта, подпись представителя организации или лица, в отношении которого составлен акт (при отказе подписать акт, об этом делается специальная отметка).
• Датой акта считается дата его составления. Если перед составлением акта проводились какие-то работы
  (инвентаризация, испытания оборудования и т.п.), то в тексте требуется указать этот период.
• Текст акта пишется от лица составляющего. Сначала составляющий называет свою фамилию, имя, должность, всех присутствующих (причем, фамилии подписавших акт выстраивают в алфавитном порядке), а затем описывает произошедшие события. В тексте акта должно быть отражено фактическое развитие ситуации или произошедшие факты, ради которых и составляется акт. В конце можно включить выводы и предложения подписавших акт.
• Допускается материал излагать в табличной форме, текст разбивать на абзацы и пункты.
• Количество экземпляров акта должно быть столько, сколько заинтересованных сторон. Если требуется указать местонахождение экземпляров, то это делают после основного текста.
• Если к акту есть приложения, то отметка об этом делается перед подписями составителей акта.
• Акт должны подписать все принимавшие участие в его составлении. Если кто-то не согласен с его содержанием, то по правилам ему все-таки следует подписать акт, но с пометкой о том, что есть замечания, а сами замечания изложить в произвольной форме на отдельном листе и приложить к акту.
• С актом нужно ознакомить под роспись всех, чьи интересы он затрагивает. Ниже подписей составителей акта проставляется отметка «С актом ознакомлены:»

Если акт требуется утвердить руководителю, то гриф утверждения оформляют в правом верхнем углу первого листа акта.